Ilmoittautumislomakkeella ilmoittaudutaan Lahden seudun sukututkijoiden järjestämiin tapahtumiin.
- Ilmoittautumisen vaiheet
- Ilmoittautumislomakkeen täyttäminen
- Kun kaikki halutut tapahtumat on rastitettu, mitä sitten tehdään?
- Oman nimen ja sähköpostin antaminen
- Tapahtumiin ilmoittautumiset -luettelo
- Sähköposti kaikista ilmoittautumisista
- Yleisiä tietoja ilmoittautumisista
- Kutsulinkki verkkotapahtumiin
- Toisen henkilön (avecin) ilmoittaminen tapahtumaan
- Oma ilmoittautuminen
- Toisen henkilön ilmoittaminen
- Ilmoittautumisen peruminen
Ilmoittautumisen vaiheet
Ilmoittautumislomakkeen täyttäminen
Ilmoittautumislomakkeella näkyy tulevien tapahtumien luettelo, josta voit valita
haluamasi tapahtumat rastittamalla ruudun tai useita ruutuja. Rastittaminen tai rastin poistaminen tapahtuu klikkaamalla hiirellä asianomaisen tapahtuman valkeaa rastitusruutua, joka löytyy sarakkeen Tapahtuman päivämäärä, aika ja nimi alusta.
Samalla kertaa voi ilmoittautua useaankin tapahtumaan rastittamalla useiden tapahtumien ruutuja. Kuvassa 1 on haluttu ilmoittautua kahteen tapahtumaan ja asianomaiset ruudut on rastitettu näpäyttämällä niitä hiirellä, jolloin ruutuihin ilmestyy valkoinen rasti sinisellä taustalla. Rastin voi poistaa näpäyttämällä ruutua hiirellä uudelleen.
Kesäkuun 2022 alusta lähtien ilmoittautumiset hybridimallilla pidettäviin tapahtumiimme on eriytetty eli toimitiloissamme ja etäyhteydellä osallistuvat rastittavat ilmoittautumisensa tapahtumaluettelossa eri ruutuihin.
Jos olet ilmoittautumassa tapahtumaan, johon voi osallistua sekä toimitiloissamme että etäyhteydellä, kutsulinkki lähetetään vain niille, jotka ovat ilmoittautuneet osallistuvansa etäyhteydellä. Ole siis tarkkana, kumman osallistumistavan valitset!
Tapahtumaluettelossa on sarake Jäsenille, jolla erotetaan ne tapahtumat, jotka ovat tarkoitettu vain yhdistyksen jäsenille (kuvassa kaksi ensimmäistä tapahtumaa ovat vain jäsenille).
Kun kaikki halutut tapahtumat on rastitettu, mitä sitten tehdään?
Kun olet valinnut haluamasi tapahtumat, niin paina ilmoittautumislomakkeen (kuva 1) yläosassa olevaa painiketta Valitse rastitetut. Nyt siirryt ohjelmaan, jolla voit antaa omat tietosi.
Toinen painike Peruuta peruuttaa ilmoittautumisen ja palaat takaisin julkiselle sivustolle.
Oman nimen ja sähköpostin antaminen
Jos olet painanut painiketta Valitse rastitetut, seuraava ohjelma kysyy nimesi ja sähköpostiosoitteesi. Niitä käytetään ilmoittautumistietojen (ja myöhemmin ehkä etätapahtuman kutsulinkin) lähettämiseksi sähköpostiisi.
Jos olet jäsenemme ja olet ilmoittautumassa jäsenillemme tarkoitettuihin tapahtumiin, jotka on merkitty ilmoittautumislomakkeelle punaisella, käytä aina samaa, jäseneksi liittyessäsi ilmoittamaasi sähköpostiosoitettasi tai myöhemmin meille ilmoittamaasi uutta sähköpostiosoitettasi. Tuo osoitteesi on kirjattu jäsenrekisteriimme, jota ilmoittautumisjärjestelmä hyödyntää.
Jos olet ilmoittautumassa jäsenillemme tarkoitettuihin tapahtumiin, ilmoittautumislomakkeella on näkyvissä teksti Punaisella kirjoitetut tapahtumat on tarkoitettu vain jäsenillemme. Huomioithan, että tuo teksti tulee näkyviin jokaiselle ilmoittautujalle riippumatta siitä, onko hän jäsen vai. Järjestelmähän ei voi tunnistaa, kuka on jäsen ja kuka ei ole jäsen ennen kuin ilmoittautuja on kirjoittanut lomakkeelle yhteystietonsa ja tallentanut ilmoittautumisensa. Jos olet jäsen, ilmoittautuminen jäsenille tarkoitettuihin tapahtumiin siis onnistuu, jos sähköpostiosoitteesi on jäsenrekisterissämme. Ei-jäseniltä ilmoittautuminen jäsenille tarkoitettuihin tapahtumiin ei onnistu.
Jos mieleesi tulee vielä jokin tapahtuma, johon myös haluaisit ilmoittautua jo rastittamiesi tapahtumien lisäksi, voit painaa painiketta Takaisin valintoihin.
Tapahtumiin ilmoittautumiset -luettelo
Tässä luettelossa näkyvät kaikki ne tulevat tapahtumat, joihin olet ilmoittautunut (nyt ja aikaisemmin). Voit siis ilmoittautua tapahtumiin aina sitä mukaa, kun uusia, mielenkiintoisia tapahtumia julkaistaan. Aikaisemmin tekemäsi ilmoittautumiset pysyvät tallessa eikä niihin voi ilmoittautua uudestaan.
Luettelossa ei näy enää niitä tapahtumia, jotka on jo pidetty. Kun painat painikkeesta Valmis, niin ohjelmisto lähettää sähköpostiisi kaikki tapahtumat, joihin olet ilmoittautunut ja palaat takaisin Lahden seudun sukututkijat ry:n kotisivulle.
Sähköposti kaikista ilmoittautumisista
Ilmoittautumisten lopuksi saat sähköpostiisi luettelon kaikista ilmoittautumisistasi niihin tapahtumiin, joita ei vielä ole pidetty. Tässä esimerkkitapauksessa aikaisempia ilmoittautumisia ei ollut, joten tässä sähköpostissa ovat vain juuri tehdyt ilmoittautumiset.
Yleisiä tietoja ilmoittautumisista
Jos myöhemmin haluat ilmoittautua uusiin tapahtumiin, ne lisätään entisiin ilmoittautumistietoihisi, kuten kappaleessa Tapahtumiin ilmoittautumiset -luettelo on kerrottu.
Kutsulinkki verkkotapahtumiin
Verkkotapahtumiin ilmoittautuneille lähetetään kutsulinkki ryhmäsähköpostilla eli kaikille ilmoittautuneille yhtä aikaa ennen tapahtumaa. DNA-iltoihin kutsulinkit lähetetään yleensä tapahtumapäivänä, muihin verkkotapahtumiin edellisenä iltana. Kutsulinkkiä ei siis yleensä tarvitse itse kysellä, mikäli ilmoittautuminen on mennyt oikein ja siitä on tullut ilmoittautumisvahvistus (kuva 4) ilmoittautujan sähköpostiin.
Joskus käy kuitenkin valitettavasti niin, että ilmoittautujan oma sähköpostiohjelma “ei päästä läpi” kutsulinkkiviestiä, jonka se katsoo roskapostiksi, koska se lähetetään yhtä aikaa jopa sadoille vastaanottajille. Jos ilmoittautunut ei löydä kutsulinkkiä viimeistään paria tuntia ennen tapahtuman alkua oman sähköpostinsa roskapostistakaan, DNA-iltojen kutsulinkkiä pyydetään kysymään DNA-iltojen vetäjältä Erkki Kiurulta, erkki.kiuru(at)phnet.fi, ja muiden verkkotapahtumien kutsulinkkiä Riitta Kokko-Parikalta, riitta.kokko-parikka(at)phnet.fi ennen kyseistä tapahtumaa. Huomaathan, että mikäli linkkiä kysytään vasta hieman ennen tapahtuman alkua tai sen jo alettua, viesti ei välttämättä enää tavoita vastaanottajia, jotka ovat useimmiten itse juontamassa ko. tapahtumaa.
Jo pidettyihin tapahtumiin tehdyt ilmoittautumiset poistuvat automaattisesti tapahtumalistaltasi.
Toisen henkilön (avecin) ilmoittaminen tapahtumaan
Ilmoittautuminen tehdään yksi henkilö kerrallaan: ilmoittautumislomakkeen kohtiin sukunimi ja etunimi vain yhden henkilön nimi.
Oma ilmoittautuminen
Kun olet ilmoittautunut itse tapahtumiin, ja olet jäsenemme, joka haluaa ilmoittaa itsesi lisäksi jonkun muun (avecin), niin voit ilmoittaa hänet ilmoittautumislomakkeella sen jälkeen, kun olet ilmoittautunut itse ja saanut siitä vahvistuksen sähköpostiisi. Yhdistyksemme jäsen saa ilmoittaa kuhunkin tapahtumaan ilmoittautumislomakkeella vain yhden avecin, joka ei ole jäsenemme, ellei erikseen muuta ole sovittu.
Toisen henkilön ilmoittaminen
Avaa seuralaistasi varten ilmoittautumuslomake uudelleen. Kohtaan Sukunimi laitetaan avecin sukunimi ja kohtaan Etunimi avecin etunimi, mutta sähköpostiosoitteeksi laitetaan oma sähköpostiosoitteesi. Kun ilmoittautuminen on viety loppuu, saat sähköpostiisi vahvistuksen, jossa pitäisi näkyä myös seuralaisesi (avecin) ilmoittautumistiedot. Näin tiedämme, kenen jäsenemme avec on kyseessä.
Ilmoittautumisen peruminen
Jos joudut perumaan osallistumisesi retkelle, toimitiloissamme järjestettävään tapahtumaan tai henkilökohtaiseen neuvontaan, ilmoita siitä meille hyvissä ajoin Yhteydenottolomakkeella Ota yhteyttä – Lahden seudun sukututkijat ry . Mikäli retkelle ilmoittautunut ei ole peruuttanut osallistumistaan eikä saavu retkelle, häneltä peritään retkikulut.
Jos olet ilmoittautunut muuhun verkkotapahtumaan kuin etäyhteydellä tapahtuvaan henkilökohtaiseen neuvontaan, peruutusta ei tarvitse tehdä.